SAP Business One Pahalı mı?

"SAP pahalıdır" algısı neden oluşuyor?

Bu algının birkaç somut kaynağı var ve hiçbiri tümüyle asılsız değil. Birincisi marka çağrışımı: SAP adı Türkiye'de uzun süre büyük sanayi kuruluşlarının ve holdinglerin kullandığı sistemlerle birlikte anıldı. İkincisi ölçek karışıklığı: SAP'nin büyük kurumsal ürünleriyle yapılan projelerin bütçesi ve süresi, orta ölçekli bir işletmenin ERP projesiyle aynı kategoride değildir; ancak dışarıdan bakan için ikisi de "SAP projesi" görünür.

Üçüncüsü karşılaştırma hatası: bir ERP teklifi çoğu zaman yalnız yazılım bedeliyle değil, danışmanlık, veri taşıma, entegrasyon ve eğitimle birlikte gelir. Karşısına konan alternatif ise bazen yalnız yazılım bedeliyle konuşulur. İki farklı kapsam yan yana getirildiğinde biri pahalı görünür.

Dördüncüsü ise geçmiş deneyimlerdir: kapsamı net tanımlanmamış, sahibi belirsiz ve süresi uzayan bir ERP projesi hangi üründe olursa olsun pahalıya mal olur. Bu deneyim çoğu zaman ürünün adıyla hatırlanır.

SAP tek bir ERP ürünü değildir

Karar vericilerin en sık gözden kaçırdığı nokta budur: "SAP" bir ürün adı değil, bir ürün portföyünün adıdır. SAP'nin farklı işletme ölçekleri ve ihtiyaç profilleri için ayrı ERP ürünleri vardır; bunların kapsamı, uygulama yöntemi ve proje profili birbirinden farklıdır.

SAP Business One, bu portföyde küçük ve orta ölçekli şirketler için konumlandırılmış üründür. SAP'nin resmî ürün sayfasında Business One, muhasebe ve finanstan satın alma, stok, satış ve müşteri ilişkilerine, raporlama ve analitiğe kadar küçük ve orta ölçekli şirketleri yönetmeye dönük bir ERP çözümü olarak tanımlanır ve ürünün büyümeyle birlikte ölçeklenecek şekilde tasarlandığı belirtilir.

Bu yüzden "SAP pahalı mı?" sorusu tek başına cevaplanamaz. Cevabı belirleyen şey, SAP Business One'ın işletmenizin süreç ihtiyacına hangi kapsamla kurulacağıdır.

SAP Business One'ın portföydeki konumu

SAP Business One, kurumsal segmentin büyük ürünlerinden ayrı bir üründür. Küçük ve orta ölçekli şirketler ile büyük şirketlerin bağlı kuruluşları için konumlandırılır; SAP kaynaklarında, merkezde çalışan SAP çözümleriyle bütünleşecek biçimde bağlı şirketlerde kullanılabildiği belirtilir.

Bu konumlandırmanın pratik karşılığı şudur: ürün, tek bir işletmenin çekirdek süreçlerini (finans, satış, satın alma, stok, üretim, servis, raporlama) tek veri modelinde yürütmek üzere tasarlanmıştır. Devreye alma süreci, büyük kurumsal ERP programlarından farklı bir ölçekte planlanır.

Bu nedenle Business One'ı büyük kurumsal SAP projeleriyle aynı bütçe ve süre beklentisiyle değerlendirmek, kararı baştan yanlış temele oturtur.

Business One hangi işletme ihtiyaçlarını hedefler?

Yatırımın pahalı olup olmadığı, çözdüğü problemin büyüklüğüyle ölçülür. SAP Business One'ın hedeflediği ihtiyaçlar tipik olarak şunlardır:

• Finans, satış, satın alma ve stok verisinin tek yapıda toplanması
• Birden fazla departmanın aynı belge akışı üzerinde çalışması
• Stok, maliyet ve kârlılığın gün sonunda değil belge anında görünmesi
• Onay ve yetkilendirme disiplininin sistem içinde kurulması
• Üretim, depo, ithalat veya servis gibi operasyonel süreçlerin ERP'ye bağlanması
• E-ticaret, banka, kargo ve özel yazılımlarla entegrasyon
• Yönetimin aynı veriden okuyan raporlara güvenmesi

Lisans maliyeti ile ERP proje maliyeti aynı şey değildir

Bu ayrım, "pahalı mı?" sorusunun en pratik cevabıdır. Lisans (veya abonelik), bir ERP projesinin yalnız bir kalemidir. Projenin toplamını belirleyen unsurlar genellikle şunlardır: süreç analizi ve sistem tasarımı, kurulum ve uyarlama, veri taşıma, entegrasyon geliştirmeleri, özel geliştirme ve raporlar, altyapı, kullanıcı eğitimi, canlıya geçiş ve sonrasındaki destek.

İki teklifi karşılaştırırken en sık yapılan hata, birinin lisans satırını diğerinin proje toplamıyla yan yana koymaktır. Bu karşılaştırma yanıltıcı sonuç verir.

Tekliflerin karşılaştırılabilir olması için her iki tarafın da aynı kapsamı ve aynı değerlendirme dönemini fiyatlaması gerekir. Her teklifte şu kalemler ayrı ayrı görülebilmelidir: lisans veya abonelik, danışmanlık, veri taşıma, entegrasyon, özel geliştirme, altyapı, eğitim, destek ve ilerleyen dönemde oluşabilecek kullanıcı veya geliştirme ihtiyaçları. Bu kalemlerin ayrıntılı dökümü için SAP Business One fiyatı ve maliyeti rehberimize bakabilirsiniz.

Maliyeti belirleyen unsurlar

Aynı ürün, iki farklı işletmede çok farklı bütçelerle devreye alınabilir. Farkı üründen çok aşağıdaki değişkenler yaratır:

• Kapsam: kaç süreç, kaç modül ve kaç departman ilk fazda devrede olacak?
• Kullanıcı yapısı: kaç kişi hangi rolle sistemi kullanacak?
• Veri durumu: mevcut verinin kalitesi ve taşınacak geçmişin kapsamı
• Entegrasyon sayısı: her bağlantı ayrı bir geliştirme ve bakım kalemidir
• Özel geliştirme: standart kapsam dışındaki geliştirmeler ek bakım ve güncelleme ihtiyacı oluşturabilir
• Altyapı tercihi: şirket içi sunucu, barındırılan sunucu veya bulut
• Karar hızı: kapsamı zamanında netleşmeyen projeler uzar, uzayan projeler pahalanır

Başlangıç bedeli ile toplam sahip olma maliyeti farkı

İlk yatırım bedeli, sistemin işletmeye toplam maliyetinin yalnız başlangıç kısmıdır. Sistem kullanımda kaldığı sürece bakım veya abonelik, destek, altyapı, yeni kullanıcılar, sürüm geçişleri, entegrasyonların bakımı ve özel geliştirmelerin güncellenmesi gibi kalemler oluşabilir.

Bu nedenle başlangıç maliyeti düşük görünen bir çözüm, ek geliştirme veya manuel iş yükü doğuruyorsa toplam maliyeti yükseltebilir. Aynı şekilde, ihtiyacı karşılamayan bir sistem ilerleyen dönemde ikinci bir geçiş projesi gerektirirse bu da toplam tabloya yazılması gereken bir kalemdir.

Karşılaştırmayı sağlıklı kılan şey belirli bir yıl sayısı değil, iki teklifin aynı kapsam ve aynı değerlendirme dönemi üzerinden okunmasıdır.

Daha ucuz yazılım her zaman daha düşük toplam maliyet demek mi?

Hayır. Bir yazılımın satın alma bedeli düşük olabilir; ancak toplam maliyeti değerlendirirken günlük operasyonu da hesaba katmak gerekir.

Kapsamı yetersiz kalan bir sistemde eksik süreçler çoğu zaman Excel, manuel mutabakat, tekrar veri girişi veya ek uygulamalarla tamamlanır. Bunların yarattığı ek iş yükü lisans fiyatında görünmez; fakat işletmenin günlük çalışma düzenini ve maliyetini doğrudan etkiler.

Bu nedenle ERP yatırımını yalnız lisans bedeli üzerinden değil; karşılayacağı süreçler, entegrasyon ihtiyacı, kullanıcıların yapacağı manuel işlemler ve sistemin işletmeyle birlikte nasıl kullanılacağı üzerinden değerlendirmek daha sağlıklıdır.

ERP yatırımının getirisi nasıl ölçülür?

ERP yatırımının getirisi her işletmede aynı oranla ölçülemez. En sağlıklı yöntem, proje öncesi ve sonrası aynı operasyon göstergelerini karşılaştırmaktır.

Yatırım kararından önce bu göstergelerin bugünkü değerlerini kaydedin; canlıya geçtikten belirli bir süre sonra aynı ölçümü yineleyin. Aradaki fark, projenin işletmeye ne kattığını gösterir.

• Ay sonu kapanışın kaç günde tamamlandığı
• Stok sayımı ile sistem kaydı arasındaki fark oranı
• Zamanında teslim edilen sipariş oranı
• Onaysız veya bütçe dışı ilerleyen satın alma sayısı
• Bir yönetim raporunu hazırlamak için harcanan toplam süre
• Aynı verinin kaç ayrı sisteme elle girildiği
• Mamul maliyetinin hangi gecikmeyle görülebildiği

SAP Business One yatırımını doğru kapsamla planlamak neden önemli?

SAP Business One yatırımında maliyeti kontrol etmenin en önemli yollarından biri, proje kapsamını işletmenin gerçek ihtiyaçlarına göre belirlemektir. Her modülü, entegrasyonu veya özel geliştirmeyi projenin ilk gününde devreye almak gerekmez.

Öncelikle işletmenin mevcut ihtiyaçları ve kritik süreçleri belirlenir. Finans, satış, satın alma, stok veya üretim gibi öncelikli alanlar doğru şekilde kurgulandıktan sonra sistem, ihtiyaçlar geliştikçe yeni süreçler, entegrasyonlar ve uygulamalarla genişletilebilir.

Böylece başlangıç bütçesi doğrudan ihtiyaç duyulan alanlara ayrılır ve SAP Business One işletmenin süreçleri geliştikçe genişletilebilecek bir ERP yapısı olarak planlanır.

İşletmeniz için doğru SAP Business One kapsamını birlikte belirleyebiliriz.

Teklif almadan önce hangi bilgiler netleşmelidir?

Aşağıdaki başlıklar netleşmeden alınan teklifler karşılaştırılabilir olmaz; çünkü her teklif farklı bir kapsam varsayar. Bu listeyi doldurduğunuzda hem tekliflerin hem de projenin öngörülebilirliği artar.

• İlk fazda hangi süreçler devrede olacak, hangileri sonraki faza kalacak?
• Kaç kullanıcı ve hangi rollerle çalışacak?
• Hangi entegrasyonlar zorunlu, hangileri opsiyonel?
• Hangi geçmiş veri taşınacak, hangisi arşivde kalacak?
• Hangi raporlar ilk günden itibaren zorunlu?
• Altyapı tercihi ne olacak ve kim yönetecek?
• Canlıya geçiş sonrası destek nasıl tanımlanacak?
• Projenin kurum içindeki karar sahibi kim?

Sonuç

Özetle: SAP tek bir ürün değil bir portföydür ve SAP Business One bu portföyde küçük ve orta ölçekli şirketler ile bağlı kuruluşlar için konumlandırılmıştır. Bir ERP'nin maliyetini de lisans satırından çok kapsam, veri durumu, entegrasyon sayısı ve proje disiplini belirler.

Ürünü fiyat etiketiyle değil kendi süreçlerinizle karşılaştırın. Aynı kapsam üzerinden hazırlanmış, lisans ve proje kalemleri ayrı ayrı yazılmış ve toplam kullanım maliyetini görünür kılan bir teklif, "pahalı mı?" sorusunu kendiliğinden cevaplar. İşletmeniz için doğru SAP Business One kapsamını birlikte belirlemek üzere bize ulaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular