01
Tedarikçi siparişi
Alım siparişi, tedarikçinin para birimiyle açılır. Sipariş tarihindeki kur ve ödeme koşulları belge üzerinde kayıtlıdır; teslim tarihi takip edilir.
SEKTÖR: İTHALAT VE İHRACAT
Malın gerçek maliyeti, dosya kapanmadan bilinsin.
Dış ticarette kâr, satış fiyatında değil maliyetin doğru hesaplanmasında saklıdır. SAP Business One; döviz cinsinden alım ve satışı, kur farklarını, navlun ve gümrük gibi ek maliyetlerin stok değerine yansımasını ve ihracat satış süreçlerini aynı yapıda tutar. NFKSOFT bu yapıyı ithalat dosyası takibinizle birleştirir.
Dış ticaret yapan işletmede ERP'nin farkı
İthalat ve ihracat yapan işletmelerde ERP'den beklenen şey, yurt içi ticaretten farklıdır. Bir alım siparişi verildiği anda maliyet belli olmaz; navlun, sigorta, gümrük vergileri, ardiye ve yerel taşıma eklendikçe oluşur. Üstüne kur hareketi bindiğinde, ürünün gerçek birim maliyeti çoğu işletmede mal satıldıktan sonra netleşir.
Bu gecikmenin bedeli yalnız muhasebede kalmaz. Satış ekibi eski maliyetle fiyat verir, stok değeri yanlış görünür, kârlılık raporu gerçeği yansıtmaz. Tablo tabanlı takiplerde ise her dosya kişiye bağımlı hale gelir; o kişi izne çıktığında süreç durur.
SAP Business One, dış ticarete özgü bu ihtiyaçların önemli bir bölümünü standart olarak karşılar: çok para birimli çalışma, kur farkı yönetimi ve ithalat masraflarının mal maliyetine dağıtılması standart yapının parçasıdır. NFKSOFT'un katkısı, bu yetenekleri sizin dosya akışınıza oturtmak ve süreç takibini sistem içine almaktır.
İthalat süreci sistemde nasıl ilerler?
Aşağıdaki akış, tipik bir ithalat işleminin SAP Business One belge zincirindeki karşılığıdır.
02
Yükleme ve yoldaki mal
Sevk bilgisi, konşimento ve tahmini varış tarihi izlenir. Yoldaki malın hangi siparişe ait olduğu ve ne zaman geleceği açık kalır.
03
Gümrük ve mal kabul
Gümrük işlemleri tamamlandığında mal, satın alma siparişine bağlı olarak stoğa alınır. Miktar farkları sipariş üzerinden görünür kalır.
04
Ek maliyetlerin dağıtımı
Navlun, sigorta, gümrük vergisi ve yerel masraflar ithalat/ek maliyet belgesiyle mal kalemlerine dağıtılır ve stok değerine yansır.
05
Fatura ve ödeme
Tedarikçi faturası, mal kabulüyle eşleştirilir. Ödeme yapıldığında sipariş, fatura ve ödeme arasındaki kur farkı muhasebeleşir.
06
Maliyet ve kârlılık
Dağıtım tamamlandığında ürünün gerçek birim maliyeti oluşur; satış kararları ve kârlılık raporları bu maliyet üzerinden alınır.
Ek maliyetlerin stok değerine yansıması
SAP Business One'da ithalat masraflarının mal maliyetine eklenmesi için ayrı bir belge türü bulunur. Bu belgede ilgili mal kabul kalemleri seçilir, masraf kalemleri (navlun, sigorta, gümrük vergisi, ardiye, yerel nakliye gibi) girilir ve her masrafın kalemlere hangi ölçüte göre dağıtılacağı belirlenir. Dağıtım ölçütü olarak tutar, miktar, ağırlık veya hacim gibi kriterler kullanılabilir.
Sonuç, muhasebe kaydından ibaret değildir: dağıtılan masraf stok değerini günceller, dolayısıyla bir sonraki satışın maliyeti gerçek maliyettir. Masraf faturası mal geldikten sonra ulaştığında bile, ilgili kalemlere sonradan yansıtılabilir.
Burada gerçekçi olmak gerekir: sistem, hangi masrafın hangi ölçütle dağıtılacağına kendisi karar vermez. Bu kurallar sizin ticari gerçeğinize göre tanımlanır. Örneğin navlunun hacme, gümrük vergisinin kıymete göre dağıtılması gibi tercihler proje aşamasında birlikte belirlenir ve tutarlı biçimde uygulanır. Kural netleştirilmediğinde, sistem doğru çalışsa bile sonuç tartışmalı kalır.
Yabancı para, kur farkları ve finansal takip
Çok para birimli çalışma, dış ticaret yapan işletmenin en temel ihtiyacıdır ve standart yapının parçasıdır.
Çoklu para birimi
Belgeler işlem para biriminde tutulurken, kayıtlar yerel para birimi karşılığıyla da izlenir. Cari hesap bakiyeleri hem döviz hem yerel para cinsinden takip edilebilir.
Kur tanımı ve güncelleme
Günlük kurlar sisteme tanımlanır; belgeler tarih ve para birimine göre doğru kuru kullanır. Kur girişinin otomatikleştirilmesi entegrasyonla sağlanabilir.
Kur farkı işlemleri
Fatura ile ödeme arasındaki kur hareketi, gerçekleşen kur farkı olarak muhasebeleşir. Dönem sonunda açık bakiyeler için değerleme yapılabilir.
Akreditif ve ödeme koşulları
Ödeme koşulları, vadeler ve avans hareketleri cari hesap üzerinde izlenir; ödeme planı ile fiili ödeme karşılaştırılabilir.
Banka hareketleriyle eşleştirme
Döviz hesaplarındaki hareketlerin otomatik alınması ve eşleştirilmesi Online Banka Entegrasyonu ile yapılır.
Tedarikçi bazlı analiz
Tedarikçi bazında alım hacmi, teslim performansı ve maliyet gelişimi raporlanabilir; alternatif tedarikçi kararları veriyle alınır.
Dosya takibi: standart yapı ve NFKSOFT İthalat Takip Uygulaması
Standart yapı maliyeti doğru hesaplar; ancak birçok işletme bunun yanında dosya bazlı bir süreç görünürlüğü ister.
Standartta ne var?
Alım siparişi, mal kabul, tedarikçi faturası ve ek maliyet belgeleri birbirine bağlıdır. Belge zinciri üzerinden bir malın hangi siparişten geldiği ve hangi masrafları taşıdığı izlenebilir.
Dosya bazlı aşama takibi
Birden çok siparişi tek dosyada toplama, yükleme/varış/gümrük aşamalarını izleme ve dosya bazında maliyet görme ihtiyacı, İthalat Takip Uygulaması ile karşılanır.
Açık dosya görünürlüğü
Hangi dosyanın hangi aşamada beklediği, hangi masrafın henüz gelmediği ve tahmini maliyetin ne olduğu tek ekranda izlenir.
Masraf tahmini ve gerçekleşen
Dosya açılırken öngörülen masraf ile fiilen gelen masraf karşılaştırılır; sapma erken fark edilir.
Depo tarafındaki karşılığı
Gelen konteynerin sayımı, parti bilgisi ve raf yerleşimi barkodlu depo operasyonuyla hızlanır.
Özel rapor ihtiyaçları
Dosya kârlılığı, ürün bazlı landed cost gelişimi ve tedarikçi karşılaştırmaları için özel raporlar geliştirilir.
Doküman ve gümrük süreçlerinin sistemde tutulması
Dış ticarette evrak, sürecin kendisidir. Belgelerin ilgili işleme bağlı tutulması hem operasyonu hem denetimi kolaylaştırır:
- Proforma, sipariş teyidi ve sözleşmenin ilgili satın alma belgesine eklenmesi
- Konşimento, çeki listesi ve menşe belgelerinin dosya/işlemle ilişkilendirilmesi
- Gümrük beyanname bilgisinin ilgili mal kabul ve maliyet kaydıyla bağlantısı
- Gümrük müşaviri masraf faturalarının doğru dosyaya bağlanması
- İhracat tarafında fatura, irsaliye ve sevk evrakının belge zincirinde tutulması
- Evrak eksikliği durumunda ilgili kullanıcının uyarılması için kontrol noktaları
- Yetkilendirme ile hassas ticari belgelere erişimin sınırlandırılması
İhracat satışları
İhracat, satış sürecinin döviz, lojistik ve evrak katmanı eklenmiş halidir.
Döviz cinsinden satış
Teklif ve sipariş müşterinin para biriminde hazırlanır; fiyat listeleri döviz bazlı tanımlanabilir, tahsilat aynı para biriminde izlenir.
Müşteri ve pazar bazlı fiyatlandırma
Ülke, bölge veya müşteri grubuna göre farklı fiyat listeleri ve iskonto kuralları tanımlanarak fiyat tutarlılığı korunur.
Sevkiyat ve lojistik takibi
Sevkiyat planlaması, yükleme ve teslimat aşamaları izlenir; uluslararası gönderilerde teslim şartına göre sorumluluk ayrımı süreçte tanımlanır.
İhracat maliyeti ve marj
Nakliye, sigorta ve komisyon gibi kalemlerin marja etkisi hesaplanabilir; sipariş bazlı brüt kâr izlenir.
Mevzuat ve e-belge süreçleri
Türkiye'deki e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye akışları lokalizasyon çözümüyle yürütülür; ihracat faturalarının mevzuata uygun üretimi bu kapsamdadır.
Tahsilat takibi
Yurt dışı müşterilerin açık bakiyeleri vade ve para birimi bazında izlenir; gecikmeler erken görünür.
NFKSOFT bu projede ne yapar?
Dış ticaret projelerinde çalışmaya süreç haritasıyla başlıyoruz: hangi masraf kalemleri oluşuyor, kim tarafından giriliyor, hangi belgeye bağlanıyor ve maliyete hangi mantıkla yansıması gerekiyor. Bu harita çıkarılmadan yapılan kurulumlarda, ek maliyet belgesi teknik olarak çalışsa bile maliyetler tartışmalı kalır.
Ardından sistem tarafını kurgularız: para birimleri ve kur yönetimi, tedarikçi ve stok kart yapısı, ek maliyet dağıtım kuralları, yetkilendirme ve onay adımları. Dosya bazlı takip ihtiyacı varsa İthalat Takip Uygulamasını devreye alır, mevcut açık dosyalarınızın sisteme taşınmasını planlarız.
Son aşamada raporlama ve entegrasyonlar gelir: dosya kârlılığı ve maliyet raporları, kur bilgisinin otomatik alınması, banka hareketleri ve gerekiyorsa gümrük müşaviri ya da lojistik firmasıyla veri paylaşımı. Her adımda hangi ihtiyacın standart yapıyla, hangisinin geliştirmeyle karşılandığını yazılı olarak paylaşırız.
Dış ticaret yapan işletmelerden gelen sorular
Navlun, gümrük ve sigorta gibi masraflar ürün maliyetine nasıl yansır?
SAP Business One'da bu amaçla kullanılan bir ithalat/ek maliyet belgesi vardır. İlgili mal kabul kalemleri seçilir, masraf kalemleri girilir ve her masrafın kalemlere hangi ölçüte göre (tutar, miktar, ağırlık, hacim gibi) dağıtılacağı belirlenir. Dağıtım sonucunda stok değeri güncellenir ve sonraki satışların maliyeti gerçek maliyeti yansıtır. Masraf faturası mal geldikten sonra ulaşırsa da ilgili kalemlere sonradan yansıtılabilir.
Aynı anda birden fazla para biriminde çalışabilir miyiz?
Evet. Belgeler işlem para biriminde düzenlenirken kayıtlar yerel para birimi karşılığıyla da tutulur; cari hesaplar döviz bazında izlenebilir. Kurlar tarih bazında tanımlanır ve belge tarihindeki kur kullanılır. Kur girişini elle yapmak istemiyorsanız, kurların otomatik alınması bir entegrasyon çalışmasıyla sağlanabilir.
Kur farkları muhasebeye nasıl yansıyor?
Fatura ile ödeme arasındaki kur hareketi, ödeme kapatıldığında gerçekleşen kur farkı olarak kaydedilir. Dönem sonunda kapanmamış döviz bakiyeleri için değerleme çalışması yapılarak henüz gerçekleşmemiş fark da mali tablolara yansıtılabilir. Hangi hesapların kullanılacağı ve değerlemenin hangi sıklıkta yapılacağı, mali müşaviriniz veya finans ekibinizle birlikte kurgu aşamasında belirlenir.
İthalat dosyası takibi standart olarak geliyor mu?
Belge zinciri standarttır: alım siparişi, mal kabul, tedarikçi faturası ve ek maliyet belgeleri birbirine bağlıdır ve bir malın hangi masrafları taşıdığı izlenebilir. Ancak birden çok siparişi tek dosyada toplayarak yükleme, varış ve gümrük aşamalarını izlemek, dosya bazında tahmini ve gerçekleşen maliyeti karşılaştırmak standart ekranların ötesindedir. Bu ihtiyaç için NFKSOFT İthalat Takip Uygulamasını kullanıyoruz.
Gümrük müşavirimiz ve lojistik firmamızla veri paylaşımı mümkün mü?
Mümkündür, ancak bu bir entegrasyon konusudur ve karşı tarafın hangi veriyi hangi biçimde alıp verebildiğine bağlıdır. Dosya durumu, konteyner bilgisi veya masraf kalemlerinin sisteme aktarılması için dosya tabanlı aktarım ya da servis üzerinden bağlantı kurulabilir. Kapsamı belirlerken hangi verinin gerçekten operasyonel karşılığı olduğuna bakarız; karşılığı olmayan veri akışı bakım yükünden başka bir şey getirmez.
İlgili sayfalar
DIŞ TİCARET SÜREÇLERİNİZ
Maliyet hesabınızı sisteme taşıyalım.
Masraf kalemlerinizi, dağıtım mantığınızı ve dosya akışınızı birlikte inceleyelim; ithalat maliyetinin dosya kapanmadan görünür olduğu bir yapı kuralım.