Bir işletmede onay süreçleri ne kadar düzenli olursa, kontrol o kadar kolaylaşır.
SAP Business One Onay Mekanizması (Approval Process), tüm iş belgelerinde (satınalma, satış, ödeme, fiş vb.) kontrol, yetki ve akış yönetimini sistematik hale getiren güçlü bir araçtır.
Bu yazıda, SAP Business One onay sürecinin nasıl çalıştığını, hangi tablolarda saklandığını ve nasıl özelleştirilebileceğini adım adım anlatıyoruz.
Onay Mekanizması Nedir?
Onay mekanizması, belirli kurallara göre tanımlanan belgelerin kullanıcı veya kullanıcı grupları tarafından incelenip onaylanması veya reddedilmesi sürecidir.
SAP Business One’da bu yapı, Approval Template mantığıyla çalışır.
Kısaca özetlemek gerekirse:
-
Bir belge oluşturulduğunda sistem koşulları kontrol eder.
-
Şart sağlanıyorsa belge “Onaya gönderilir”.
-
Tanımlı kullanıcı(lar) sırasıyla onay verir.
-
Tüm onaylar tamamlanınca belge “Onaylandı” durumuna geçer.
SAP Business One Onay Mekanizmasının Temel Bileşenleri
1. Onay Şablonları (Approval Templates)
Onay kurallarının ve koşullarının tanımlandığı yerdir.
→ Menü: Administration › Approval Procedures › Approval Templates
Burada tanımlanır:
-
Hangi belge tipi onaya tabi olacak
-
Hangi koşulda onay tetiklenecek
-
Onay sıralaması (Step Order)
-
Onaylayıcı kullanıcı(lar)
Onay Aşamaları (Approval Stages)
Bir belgenin onaylanma sırası burada belirlenir.
→ Menü: Administration › Approval Procedures › Approval Stages
Her aşama bir kullanıcıya veya kullanıcı grubuna atanabilir.
Örnek:
-
Satınalma Şefi
-
Satınalma Müdürü
-
Finans Direktörü
3. Onay Süreci (Approval Process Flow)
Onay süreci başladığında sistem bu bilgileri şu tablolarda saklar:
-
OWDD→ Onay Ana Tablosu -
WDD1→ Onaylayan kullanıcılar, onay tarihleri -
OUQR→ Onay koşullarında kullanılan Query (SQL sorgusu)
Onay Süreci Nasıl Çalışır? (Adım Adım)
-
Kullanıcı, örneğin bir Satınalma Talebi (PR) oluşturur.
-
Sistem, tanımlı onay şablonundaki koşulu (
OUQR) kontrol eder.
Örnek: Belge toplamı 10.000 TL üzerindeyse onaya gönder. -
Şart sağlanıyorsa belge “Onay Bekliyor” durumuna geçer.
-
Onaylayıcı kullanıcı sisteme giriş yaptığında bildirim görür.
-
Kullanıcı “Approve / Reject” işlemi yapar.
-
Tüm onaylar tamamlanınca belge otomatik olarak “Onaylandı” olur.
-
Reddedilirse belge “Onaylanmadı” durumuna döner ve düzenlenebilir hale gelir.
Transaction Notification ile Gelişmiş Kontroller
Onay süreci sadece template’lerle sınırlı değildir.
Daha ileri seviye kontroller için Transaction Notification (TN) kullanılabilir. Böylece belirli koşulları sistemsel olarak zorunlu hale getirebilirsin.
En İyi Uygulama Önerileri
-
Her departman için ayrı onay şablonları oluştur.
-
Belge tipine göre (PR, PO, AP Invoice vb.) farklı koşullar tanımla.
-
Onaylayan kullanıcıların e-posta bildirimlerini aktif et (
Alert Management). -
Onay sürecini düzenli olarak kontrol et (
OWDD.DocStatus). -
Gereksiz karmaşıklığı önlemek için fazla iç içe onay akışları oluşturma.
Onay Mekanizmasının İşletmelere Faydaları
| Fayda | Açıklama |
|---|---|
| Kontrol | Belge onayı olmadan işlem yapılmaz, denetim kolaylaşır. |
| Şeffaflık | Kim, neyi, ne zaman onayladı bilgisi sistemde kayıtlıdır. |
| Uyumluluk | İç denetim ve SOX gibi regülasyonlara uygunluk sağlar. |
| Hız | Otomatik bildirimlerle bekleme süreleri azalır. |
| Güvenlik | Yetki bazlı onay süreçleri ile veri bütünlüğü korunur. |
Sonuç
SAP Business One’ın onay mekanizması, işletmelerin operasyonel süreçlerinde kontrol, hız ve güvenilirlik sağlar.
Doğru tanımlanmış onay şablonları ve koşullarla, belgelerin kim tarafından ne zaman onaylandığı net bir şekilde izlenebilir.
NFK Bilişim ile SAP Business One Onay Süreçlerinde Güçlü Olun
SAP Business One onay mekanizmasını firmanızın iş akışına göre özelleştirmek için bizimle iletişime geçin ve işletmenize özel onay süreçleri kuralım.
