Çoklu depo ve şube stoğu
Her deponun stoğu ayrı izlenir; satış belgesi hangi depodan çıkacağını taşır. Merkez, bölge deposu ve araç stoğu aynı yapıda tanımlanabilir.
SEKTÖR: DAĞITIM VE TOPTAN SATIŞ
Hacim arttıkça hata da artmasın.
Dağıtım ve toptan satışta rekabet, çoğu zaman marjın ondalık hanelerinde ve teslimat hızında kazanılır. SAP Business One; sipariş girişini, fiyat ve iskonto kurallarını, çoklu depo stoğunu, sevkiyatı ve tahsilat takibini tek yapıda birleştirir. NFKSOFT bu yapıyı yüksek işlem hacmine dayanacak şekilde kurgular.
Büyüyen dağıtım operasyonunda tıkanma noktaları
Aşağıdaki tabloların çoğu size tanıdık geliyorsa, sorun ekiplerin performansında değil sistemin yapısındadır:
- Sipariş girişinin fiyat sorgulama ve stok teyidi yüzünden yavaşlaması
- Müşteriye özel fiyat ve iskontoların tabloda tutulması, temsilciye göre değişmesi
- Sistemdeki stok ile raftaki stoğun tutmaması, satılan malın bulunamaması
- Farklı depolar arasındaki dengesizliğin geç fark edilmesi
- Sevkiyat listelerinin elle hazırlanması ve eksik/yanlış gönderim
- Satın almanın geçmiş hisle değil, kalan stokla planlanamaması
- Vadesi geçmiş bakiyelerin ancak ay sonunda görülmesi
- Ürün, müşteri ve temsilci bazlı kârlılığın hesaplanamaması
Tek veri, hızlanan sipariş süreci
Toptan ve dağıtım işletmelerinde günlük belge sayısı yüksektir; bir siparişte kaybedilen iki dakika, ay sonunda ciddi bir kapasite kaybına dönüşür. SAP Business One'da satış süreci teklif, sipariş, sevkiyat ve fatura belgelerinin birbirinden türemesi üzerine kuruludur. Bir belge diğerine kopyalanır; veri yeniden yazılmaz, dolayısıyla yeniden hata yapılmaz.
Sipariş girilirken müşterinin fiyat listesi, özel fiyatları, iskonto kuralları ve güncel bakiyesi zaten sistemdedir. Stok durumu, taahhüt edilmiş ve sipariş edilmiş miktarlarla birlikte görünür; yani "stokta var mı" sorusunun cevabı depoyu aramaya gerek kalmadan alınır.
NFKSOFT olarak bu akışı kurarken önceliğimiz hız ve kontrolün dengesidir. Her belgeye onay adımı koymak operasyonu yavaşlatır; hiç koymamak marjı ve tahsilatı riske atar. Hangi istisnanın onaya takılacağını sizinle birlikte belirleriz.
Fiyat listeleri, müşteri bazlı fiyat ve iskonto
Dağıtım işletmelerinde fiyatlandırma nadiren tek katmanlıdır: bayi, zincir müşteri ve son kullanıcı farklı listelerden çalışır; üstüne miktar kırılımları, kampanya dönemleri ve müşteriye özel anlaşmalar biner. SAP Business One bu katmanları standart olarak taşıyabilecek bir fiyatlandırma yapısına sahiptir.
Temel yapı taşı fiyat listeleridir; listeler birbirinden türetilebilir, böylece bir maliyet güncellemesi bağlı listelere kurallı biçimde yansır. Bunun üzerine iş ortağına özel fiyatlar, miktar kırılımlı kademeli fiyatlar ve dönem indirimleri tanımlanabilir. Sipariş girilirken doğru fiyatın hangi kuraldan geldiği belge üzerinde izlenebilir.
Buradaki kazanç yalnız hız değil, tutarlılıktır. Fiyat kuralı sistemde tanımlıysa, aynı müşteri hangi temsilciyle çalışırsa çalışsın aynı fiyatı görür ve iskonto yetkisi kişiye değil kurala bağlı olur. Karmaşık anlaşma yapıları için kurgu, projede birlikte modellenir; gerekiyorsa ek kontroller uyarlama ile eklenir.
Stok doğruluğu ve çoklu depo yönetimi
Dağıtımda stok doğruluğu bir raporlama konusu değil, doğrudan satış kaybı meselesidir.
Raf ve lokasyon yönetimi
Depo içi lokasyon yapısı tanımlanarak malın nerede durduğu izlenir; toplama süresi kısalır, yeni personelin uyumu hızlanır.
Depolar arası transfer
Transfer talebi ve transfer belgesiyle mal hareketi kayıt altına alınır; yoldaki mal görünür olur, iki depo arasında kaybolan stok kalmaz.
Seri ve parti takibi
Gerektiğinde kalem bazında seri numarası veya parti izlenir; garanti ve iade süreçlerinde hangi malın kime gittiği bulunur.
Barkodlu depo operasyonu
Mal kabul, yerleştirme, toplama ve sayımın el terminaliyle yürütülmesi Depo Yönetim Uygulaması ile sağlanır; standart ekranların üzerine gelen uygulama katmanıdır.
Sayım ve fark yönetimi
Dönemsel ve sürekli sayım kayıtları, fark analizi ve düzeltme hareketleri sistem üzerinden yürütülür; sayım için operasyonu günlerce durdurma ihtiyacı azalır.
Satın alma planlaması: neyi, ne zaman, ne kadar
Dağıtımda sermayenin önemli bölümü raftadır. Fazla stok nakdi bağlar, eksik stok satışı kaçırır. Bu dengeyi hisle kurmak, kalem sayısı arttıkça imkânsızlaşır.
SAP Business One'da satın alma kararı, stok seviyeleri ve açık belgeler üzerinden verilebilir: minimum stok seviyeleri, tedarik süreleri ve açık satış siparişleri dikkate alınarak ihtiyaç çıkarılır. Planlama sihirbazı, hızlı tüketilen kalemler için tekrar eden kararı otomatikleştirir; yavaş dönen kalemlerde ise raporlar üzerinden değerlendirme yapılır.
Tedarik tarafında talep, teklif karşılaştırma, sipariş, mal kabul ve fatura eşleştirme adımları belge zinciriyle bağlıdır. Sipariş edilen ile teslim alınan arasındaki fark sistemde görünür; eksik teslimatlar ve bekleyen siparişler takipte kalır.
Sevkiyat ve lojistik tarafında kazanılan zaman
Sipariş toplandıktan sonraki adımlar, müşterinin sizi değerlendirdiği asıl aşamadır:
- Sipariş bazlı toplama listeleri ve sevkiyat belgelerinin sistemden üretilmesi
- Kısmi sevkiyatların takibi ve kalan miktarın açık kalması
- Sevkiyat öncesi barkodla doğrulama ile yanlış gönderimin engellenmesi
- Kargo firmalarıyla entegre gönderi oluşturma ve takip numarası eşleştirme
- Bölge ve araç bazlı sevkiyat planlaması, teslimat durumunun izlenmesi
- İade süreçlerinin belge zincirine bağlı yürütülmesi
- Teslimat evrakının ilgili müşteri ve siparişle birlikte arşivlenmesi
Tahsilat, risk ve müşteri finansal takibi
Toptan satışta kâr, satış anında değil tahsilat tamamlandığında gerçekleşir.
Kredi limiti ve risk kontrolü
Müşteri bazlı limit tanımlanır; limit aşımında sipariş veya sevkiyat aşamasında uyarı ya da engel devreye girer. Kural, satışı durdurmak değil bilinçli karar aldırmaktır.
Vade ve yaşlandırma takibi
Açık bakiyeler vade bazında yaşlandırılır; hangi müşterinin ne kadar gecikmede olduğu güncel ve tek listede görünür.
Çek ve senet süreçleri
Alınan ve verilen kıymetli evrak hareketleri kayıt altına alınır, portföy ve vade takibi yapılır.
Banka hareketleriyle eşleştirme
Gelen ödemelerin banka ekstresi üzerinden alınıp cari hesaplarla eşleştirilmesi Online Banka Entegrasyonu ile hızlandırılır.
Müşteri kârlılığı
İskonto, nakliye ve iade etkisi hesaba katılarak müşteri ve ürün grubu bazında gerçek kârlılık görünür hale gelir.
Yönetim panelleri
Satış, stok ve alacak verisini birleştiren panellerle günlük takip tek ekrana iner.
Entegrasyonlar: standart yapının dışına çıkan ihtiyaçlar
Dağıtım işletmelerinde ERP tek başına yeterli olmaz; çevresindeki sistemlerle konuşması gerekir. Bu başlıklar entegrasyon ve geliştirme kapsamındadır.
E-ticaret ve pazaryeri
Web sitesi ve pazaryerlerinden gelen siparişlerin ERP'ye düşmesi, stok ve fiyatın karşı tarafa gönderilmesi entegrasyonla sağlanır.
Bayi ve müşteri sipariş portalı
Müşterilerinizin kendi fiyatlarıyla sipariş girdiği web portalı, ERP verisine bağlı özel bir uygulama olarak geliştirilir.
Saha satış ve mobil sipariş
Temsilcinin müşteri ziyaretinde sipariş girmesi, tahsilat kaydetmesi ve bakiye görmesi mobil uygulama kapsamındadır.
Kargo ve sevkiyat entegrasyonu
Gönderi oluşturma, etiket basma ve teslimat durumu takibi Kargo Yönetim Uygulaması ile yürütülür.
Sevkiyat planlama ve lojistik
Araç, rota ve teslimat planlamasının tek noktadan izlenmesi için Lojistik Yönetim Uygulaması kullanılır.
Türkiye mevzuat süreçleri
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye akışları lokalizasyon çözümüyle SAP Business One içinden yürütülür.
Nasıl başlıyoruz?
Dağıtım projelerinde en büyük risk, yoğun sezonda kontrolsüz geçiştir. Bu nedenle sıralamayı operasyonunuza göre kurarız.
01
Operasyon fotoğrafı
Günlük belge hacmini, kalem sayısını, fiyat yapısını ve depo düzenini birlikte çıkarırız.
02
Fiyat ve stok kurgusu
Fiyat listelerini, iskonto kurallarını, depo yapısını ve stok politikalarını tanımlar, ana veriyi hazırlarız.
03
Kontrollü canlıya geçiş
Yoğun sezon dışında bir tarihte, açık bakiye ve açık siparişlerle birlikte geçiş yapar, ilk günlerde yoğun destek veririz.
04
Depo ve entegrasyon aşaması
Temel akış oturduktan sonra barkodlu depo, kargo ve e-ticaret entegrasyonlarını sırayla devreye alırız.
Dağıtım ve toptan satış işletmelerinden gelen sorular
Müşteriye özel fiyat ve iskontolar sistemde nasıl tanımlanır?
SAP Business One'da fiyatlandırma katmanlı çalışır. Önce fiyat listeleri tanımlanır ve birbirinden türetilebilir; ardından iş ortağına özel fiyatlar, miktar kırılımına göre kademeli fiyatlar ve dönemsel indirimler eklenebilir. Sipariş girişinde geçerli fiyat bu kurallara göre otomatik gelir, böylece fiyat temsilciye veya hafızaya değil tanımlı kurala bağlı olur. Karmaşık anlaşma yapıları projede modellenir; standart yapının karşılamadığı özel durumlar için uyarlama planlanır.
Birden fazla depomuz var; sipariş hangi depodan karşılanacağını nasıl belirliyoruz?
Her satış belgesi satır bazında depo bilgisi taşır, dolayısıyla aynı sipariş farklı depolardan karşılanabilir. Kullanıcı için varsayılan depo tanımlanabilir, stok durumu depo kırılımıyla görülebilir ve eksik kalan kalem için depolar arası transfer başlatılabilir. Sevkiyat önceliğinin kural haline getirilmesi isteniyorsa bu, kurgu ve gerektiğinde uyarlama konusudur.
Riskli müşterilere satışı sistem üzerinden kontrol edebilir miyiz?
Evet. İş ortağı kartında kredi limiti ve taahhüt limiti tanımlanabilir; limit aşıldığında sipariş veya sevkiyat aşamasında uyarı verilmesi ya da işlemin engellenmesi seçilebilir. Buna ek olarak onay prosedürleriyle belirli tutarın veya belirli müşteri grubunun üzerindeki belgeler yöneticiye düşürülebilir. Amaç satışı yavaşlatmak değil, riskin farkında olarak karar verilmesini sağlamaktır.
E-ticaret sitemizden ve pazaryerlerinden gelen siparişler ERP'ye otomatik düşer mi?
Bu standart bir modül işlevi değil, entegrasyon çalışmasıdır. SAP Business One'ın sunduğu standart arayüzler (Service Layer, DI API) üzerinden sipariş, müşteri, stok ve fiyat verisi çift yönlü akıtılabilir. Kapsam; hangi platformla çalıştığınıza, o platformun sunduğu servislere ve stok/fiyat güncelleme sıklığı beklentinize göre belirlenir.
Saha satış ekibimiz müşteri ziyaretinde sipariş girebilir mi?
Standart SAP Business One masaüstü kullanım için tasarlanmıştır; saha kullanımı ayrı bir mobil uygulama katmanı gerektirir. NFKSOFT olarak temsilcinin müşteri bakiyesini görebildiği, güncel fiyat ve stokla sipariş girebildiği, ziyaret ve tahsilat kaydı yapabildiği mobil uygulamaları ERP verisine bağlı biçimde geliştiriyoruz. Kapsam ve çevrimdışı çalışma ihtiyacı proje başında netleştirilir.
İlgili sayfalar
DAĞITIM OPERASYONUNUZ
Sipariş hacminizi kaldıracak yapıyı kuralım.
Fiyat yapınızı, depo düzeninizi ve günlük belge akışınızı birlikte inceleyelim; hangi adımın standart kurguyla, hangisinin depo veya entegrasyon çalışmasıyla çözüleceğini netleştirelim.